根据项目部以往电子文件文档管理存在的问题，如：电子文件文档命名含糊不清、人员调动电子文件的相互交接不清、同一文件多个版本共存、最终电子版的存储位置不清楚、建立电子文档所用软件的版本高低不同，导致原本有电子版的文件，由于查找不到等原因，给我们的工作中带来了相当大的重复性、前后不一致、加大了我们的日常工作量。总结了以往经验，根据项目实际情况对电子文件的建立、完善、存储及电子文档档案的保管实行全过程管理，定期性检查，由主管部门统一协调，各部门指定专门负责人员，保证电子文档管理工作的连续性。定期组织相关人员检查电子文档是否齐全，并且对电子文件进一步完善、整理、归档。

办公电子文档归档系统包含以下模块：系统用户管理，文件分类管理，文件管理，职工文件管理，文件检索，文件归档，操作日志管理和普通职工的上传文档管理等。

有鉴于简单操作和界面的可视化的优势。并借助于网络的优势。本系统采用Asp.Net语言，后端采用的是SQL Server 2000 数据库来完成办公电子文档归档系统的设计与实现,通过数据操作模块能对本系统的相关信息进行各种操作，界面直观简洁。

通过对该系统的实际调查分析，弄清了该系统的业务流程和管理功能，办公电子文档归档系统的设计与实现总共划分为：系统用户管理，文件分类管理，文件管理，职工文件管理，文件检索，文件归档，操作日志管理和普通职工的上传文档管理。

管理员模块：

系统用户管理：包括给员工信息及给员工分配帐号、密码。

文件分类管理：按文件类型进行文件分类，和后面的文件上传相关联。

文件管理：上传单位文件信息，包括名称、类型、内容简介、上传格式、上传人员及时间等。对文件进行修改，删除。

职工文件管理：管理职工上传的文件，属性同上。

文件检索：通过类别、名称、时间等信息检索文件。支持模糊查询。

数据库备份。

文件归档：将文件按照档案管理的模式建立卷宗，并形成档案目录。（解释：按条件查询后把相关数据输出到excel）

查阅操作日志：本模块对系统运行日志操作，具有“日志操作”权限的用户可以进入本模块。可以进行查看日志记录等操作。

普通职工模块：

登录及帐号密码管理。

查看文件信息，下载文件。

上传文件，属性同管理员模块

文件检索：通过类别、名称、时间等信息检索文件。支持模糊查询。